KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Veri sorumlusu: Sakarya Mısırlı Öğrenciler Topluluğu

Adres: Sakarya, Türkiye

E-posta: yakında eklenecek

2. İşlenen kişisel veriler

İlişkinizin türüne göre aşağıdaki verileri işleriz:

• Gönüllü başvurusu yapanlar: ad soyad, telefon, e-posta (isteğe bağlı), üniversite, fakülte/bölüm, ilgilenilen komiteler, uygunluk, beceriler ve mesajınız.
• Partnerlik başvurusu yapan işletmeler: işletme adı ve alanı, adres, yetkili kişinin adı, telefonu ve e-postası, önerilen indirim ve notlar.
• Üye adayları ve üyeler: ad soyad, e-posta, telefon, üniversite, bölüm, öğrenci numarası, öğrenci belgesi, vesikalık fotoğraf, üye numarası, üyelik başlangıç ve bitiş tarihleri, başvuru durumu ve hesap şifresi (yalnızca geri döndürülemez şekilde şifrelenmiş hali).
• Etkinlik katılımcıları: etkinliklerde çekilen fotoğraf ve videolar.
• Tüm ziyaretçiler: oturum açanlar için oturum çerezi; barındırma hizmetinin güvenlik amacıyla kısa süre tuttuğu IP adresi ve istek kayıtları; form gönderimlerinde kötüye kullanımı önlemek için geçici olarak (en fazla 15 dakika, bellekte) kullanılan IP adresi.
• Onay kayıtları: formlarda bu metni okuduğunuzu onayladığınız tarih ve saat, formu doldurduğunuz dil.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken vb.) talep etmiyoruz; lütfen mesaj alanlarına bu tür bilgiler yazmayınız.

3. İşleme amaçları

• Gönüllü ve partnerlik başvurularını değerlendirmek ve sizinle iletişime geçmek,
• Üyelik başvurularını incelemek, öğrencilik durumunu doğrulamak, dijital üye kartını ve QR doğrulamasını sağlamak,
• Etkinlikleri planlamak, duyurmak ve yürütmek,
• Partner işletmelerde üye indirimlerinin geçerliliğini doğrulamak,
• Sitenin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek ve yönetici işlemlerini kayıt altına almak,
• Hukuki yükümlülükleri yerine getirmek ve yetkili makamların taleplerini karşılamak.

4. Hukuki sebepler

• KVKK md. 5/2-c: bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (üyelik, gönüllülük ve partnerlik ilişkisi),
• KVKK md. 5/2-ç: veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
• KVKK md. 5/2-e: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• KVKK md. 5/2-f: temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (site güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, işlem kayıtları),
• KVKK md. 5/1: açık rızanız; etkinlik fotoğraflarınızın sosyal medya hesaplarımızda yayımlanması gibi yukarıdaki sebeplere dayanmayan işlemler için. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

5. Toplama yöntemi

Kişisel verileriniz; sitedeki gönüllü, partnerlik ve üyelik formları, kullanıcı hesabınız, e-posta, WhatsApp ve Telegram yazışmaları ile etkinliklerde, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da otomatik olmayan yollarla toplanır.

6. Aktarım

• Partner işletmeler: üye kartındaki QR kodu okutulduğunda yalnızca adınız, fotoğrafınız, üye numaranız ve üyeliğinizin geçerli olup olmadığı gösterilir.
• Üniversiteler ve kamu kurumları: yalnızca hukuki yükümlülük gerektirdiğinde veya sizin talebinizle, gerekli olduğu ölçüde.
• Hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler): site ve veritabanı barındırma (Heroku / Salesforce, Avrupa Birliği bölgesi) ile dosya depolama (Cloudflare R2). Bu sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunduğundan aktarım, KVKK md. 9 uyarınca Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmeler gibi uygun güvencelerle yapılır.

Kişisel verilerinizi satmayız ve reklam amacıyla paylaşmayız.

7. Saklama süreleri

• Gönüllü başvuruları: başvuru sonuçlandıktan sonra 1 yıl; gönüllü olarak çalışmaya başlarsanız gönüllülük süresince ve sonrasında 1 yıl.
• Partnerlik başvuruları: anlaşma sağlanmazsa 1 yıl; partnerlik sona erdikten sonra 2 yıl.
• Öğrenci belgesi: üyelik başvurusu sonuçlandıktan sonra en geç 30 gün.
• Üyelik kayıtları ve kart fotoğrafı: üyelik süresince ve sona ermesinden sonra 1 akademik yıl.
• Kullanıcı hesabı: hesabınızın silinmesini talep edene kadar.
• Yönetici işlem kayıtları: 2 yıl. Barındırma sunucusu kayıtları: kısa süreli, sağlayıcının politikasına göre.

Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. KVKK madde 11 kapsamındaki haklarınız

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK md. 7 şartları çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca; yukarıdaki adrese yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden yakında eklenecek adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzda adınız soyadınız, iletişim bilginiz ve talebinizin konusu yer almalıdır.

Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.